글쓴이 : 권형필
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    조합 총회를 위한 서면결의서 제출 방법 – 사진 촬영 후 문자 발송 가능?

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    조합 규약에 서면결의서 방식에 일정한 제한이 없다면 종이문서 뿐만 아니라 전자서면으로도 가능하다(광주지방법원 2019카합503** 결정)

    판례 해설

    대부분 관리단집회를 위한 서면결의서는 제출방법에 큰 제한이 없다. 따라서 본인의 의사가 인정된다면 그 위임장이나 서면결의서는 문자, 팩스 등의 방법으로 제출해도 이는 유효하다.

    그러나 이와 달리 조합 사건에서는 위와 같은 서면결의서의 제출 방식이 문제될 수 있다. 즉, 대부분의 조합 정관이나 규약에서는 서면결의서의 제출 방법을 직접 제출 또는 우편 제출의 방식으로 제한하고 있는바, 이 사건 조합처럼 사전에 조합 정관에서 문자 등을 통한 전자 제출 방식을 허용하고 있지 않다면 그 서면결의서는 무효로 되므로 주의해야 한다.

    법원 판단

    이 사건 규약은 서면에 의한 의결권 행사와 관련하여 제23조 제3항, 제4항에서 ‘서면으로도 의결권 행사가 가능하고, 서면으로 의결권을 행사할 때에는 안건 내용에 대한 의사를 표시하여 총회 전 일까지 조합에 도착하도록 제출하여야 한다’고 규정하고 있을 뿐 전자서면이나 종이서면 등과 같은 서면결의서의 형태와 그 제출 방식에 특별한 제한을 두고 있지 않다. 또한 이 사건 임시총회의 경우 전자파일 형태의 서면결의서 제출을 명시적으로 배제하고 있다고 보기 어렵고, 전자파일 형태의 서면결의서 제출이 인정된다면 파일 전송의 방식으로 이를 제출하는 것도 가능하다고 할 것이며, 이 사건 서면결의서에 기재된 ‘전자문서인증’을 엄격한 요건과 방식이 요구되는 ‘전자서명인증’과 동일한 의미로 해석하여야 할 이유도 없다. 따라서 사진 파일을 휴대폰 문자메시지 을 통하여 전송하는 방식으로 서면결의서를 제출하였다고 하더라도 이 사건 규약 등에서 정한 서면결의서의 제출 방식을 위반하였다고 단정할 수 없다.

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