글쓴이 : 유승일
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기업 법무팀의 업무 프로세스 정립

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Prcess
세계 산업 환경의 변화폭이 넓어짐에 따라, 국내/외 분쟁도 지속적으로 증가하고 있다. 이에 주로 대기업에 존재하던 법무팀이 중견기업에도 속속 생겨나고 있으며, 법무팀이 아니라도 총무팀이나 관리팀 소속의 법무담당자가 늘고 있는 추세이다.

신생 법무팀이나 법무담당자의 가장 큰 고민은 법무체계와 프로세스를 정립하는 것이다. 일반적으로 기업 법무팀의 업무는 자문, 계약, 소송, 사규관리, 지재권관리, 인감관리, 부동산/채권/담보관리, 준법지원, 감사, 대외협력, 사외변호사/로펌의 관리, 공정거래, 노사 관련 업무 등 실제로 방대하기 때문에 업무를 구분하여 체계를 정립하는것이 중요하다.

법무팀이 업무 프로세스를 정립할 때에 생각해야 할 것들에 대해 알아보자.

 

1. 업무 프로세스 정립

먼저 전체 회사의 법 관련 업무를 파악하고 자문, 계약, 소송 등 비중이 큰 업무를 중심으로 업무를 구분한다. 이때, 각 업무의 주체 및 Stackholder를 구분하여, 전체 처리방법을 도식화하여 그려보는 것도 도움이 된다. 그리고 처리 단계를 도식화 할때 “건의 접수, 결재, 외부 로펌/변호사의 이용시기/등급/결정요인, 의뢰부서 회신 요건 등” 의사결정 조건 및 고려 사항에 대해 요약해 보는 방법도 좋다.

 

2. 자문/계약 관리체계

자문/계약은 취득 경로 일원화(예컨대, 전화/메일/구두 등), 수용범위(예컨대, 개인적인 자문건의 수용여부 등) 및 처리절차 및 방안에 대하여 생각해 보는것도 중요하다. 계약은 자문건과 동일하나, 부서별 계약 Pattern을 파악하고 계약서 관리 주체와 계약연장(자동연장/수동연장) 등 계약서 검토시 생각해야 할 항목을 요약해보는 것도 도움이 된다. 그리고, 가능하다면 표준계약서를 준비하되 기본 표준 계약서를 만들고, 앞서 파악한 부서별 계약 Pattern에 맞추어 업무별로 표준계약서를 하나씩 늘려가는 것이 좋다. 또한 이러한 표준 계약서 작성시 항목(필요/충분 요건 분리)을 요약하여 계약서 검토시 Guide 또는 Check List로 활용는 방법도 좋다.

 

3. 소송 관리체계

관리해야 할 소송정보의 항목 정리하고, 소송 처리범위 정의 및 소송별로 내부수행과 외부의뢰를 결정하는 기준을 정리하는 것이 중요하다. 예컨대 금액, 부서, 복잡도, 내부 처리 가능여부, 위험도, 업무 가중치를 고려해야 한다. 또한 외부 로펌/변호사의 고문 계약 체결 시, 계약 형태 확인 및 사내 기준을 정해두어야 한다.

 

프로세스가 한번에 정립되면 좋겠으나 실무를 진행하다 보면 추후 변경이 불가피 할 것이다. 이렇게 프로세스가 변경되었을 때 반감을 갖는 여론이 없도록 관계자에게 양해를 구해두는 등, 사전 조치를 철저히 한다면 법무팀의 전문성에 타격을 받는 일을 최소화 할 수 있을 것이다.

끝으로, 프로세스를 정의하고 체계를 세우는것도 중요하겠지만, 가장 중요한것은 초심을 지키는 것이 아닌가 생각된다.

‘초심은 기억하기 어려워 지켜지지 않는다 – Park E.S.M. 이승찬’


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